CGV en micro-entreprise : mentions obligatoires et clauses selon vos clients

Un devis accepté par mail, une facture envoyée, et le litige arrive six semaines plus tard : le client conteste le périmètre, refuse de payer le solde, réclame un remboursement. Sans conditions générales de vente, la discussion se joue sur des échanges informels et une mémoire divergente. Avec des CGV claires, elle se joue sur un texte que le client a accepté. En micro-entreprise, où l’on négocie seul et sans service juridique, cet écart pèse lourd.

Obligatoires ou non ? Deux régimes selon le client

La question revient sans cesse, et la réponse dépend entièrement de la nature du client.

Face à un consommateur, le code de la consommation impose au professionnel de communiquer, avant la conclusion du contrat, un ensemble d’informations précontractuelles : identité, caractéristiques essentielles du bien ou du service, prix, modalités de paiement et d’exécution, garanties applicables. Les CGV ne sont pas nommément obligatoires, mais elles constituent le support naturel de cette obligation. Sans elles, il faut démontrer que l’information a été délivrée autrement, un exercice délicat quand le client affirme le contraire.

Face à un professionnel, le code de commerce fait des conditions générales de vente le socle unique de la négociation commerciale. Elles doivent être communiquées à tout acheteur professionnel qui en fait la demande. Le refus de communication est une pratique restrictive de concurrence, passible d’une amende administrative pouvant atteindre 15 000 € pour une personne physique.

La bonne pratique en micro-entreprise : disposer de deux jeux de CGV, l’un pour les particuliers, l’autre pour les professionnels. Les obligations diffèrent, et surtout, plusieurs clauses valables dans l’un sont sans effet dans l’autre.

Le socle commun à toutes les CGV

Quelle que soit la clientèle, certaines mentions ne se discutent pas.

• Identité du professionnel : nom et prénom (l’entrepreneur individuel exerce sous son nom), adresse de l’établissement, numéro SIRET, adresse électronique et téléphone.
• Objet et périmètre : description précise des prestations ou des produits, et surtout de ce qui n’est pas inclus. C’est la clause qui règle la majorité des malentendus.
• Prix : montant, unité de facturation, frais annexes, conditions de révision.
• Modalités de paiement : acompte, échéancier, moyens acceptés, délai de règlement.
• Modalités d’exécution : délais, livrables, conditions de validation.
• Mention de TVA : le micro-entrepreneur en franchise en base fait figurer « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Cette mention disparaît dès la sortie de la franchise.
• Assurance professionnelle, lorsqu’elle est obligatoire pour l’activité, c’est le cas de la garantie décennale dans le bâtiment : nom de l’assureur, coordonnées, couverture géographique du contrat.

Ces mêmes informations doivent se retrouver sur les devis et les factures, ce que la plupart des logiciels de facturation pour auto-entrepreneur permettent de paramétrer une fois pour toutes.

Vendre à des particuliers : les obligations spécifiques

Le droit de la consommation ajoute plusieurs obligations dont l’oubli est fréquent.

Le droit de rétractation

Pour les contrats conclus à distance, site internet, téléphone, échange de mails, ou hors établissement, le consommateur dispose de quatorze jours pour se rétracter sans motif. Les CGV doivent indiquer ce droit, son point de départ, ses modalités d’exercice et fournir un formulaire type.

Des exceptions existent : biens confectionnés selon les spécifications du consommateur ou nettement personnalisés, biens périssables, prestations de services pleinement exécutées avant la fin du délai avec l’accord exprès et préalable du consommateur. Cette dernière exception concerne directement les prestataires : sans accord exprès recueilli avant l’intervention, un client peut se rétracter après une prestation déjà réalisée.

Les garanties légales

Le consommateur bénéficie de la garantie légale de conformité, d’une durée de deux ans pour les biens, et de la garantie des vices cachés. Ces garanties s’imposent quoi qu’en disent les CGV : une clause qui prétendrait les écarter serait sans effet. Elles doivent être mentionnées, distinctement de toute garantie commerciale éventuelle.

La médiation de la consommation

Tout professionnel vendant à des consommateurs doit adhérer à un dispositif de médiation et en communiquer les coordonnées dans ses CGV, sur son site et sur ses bons de commande. L’obligation ne connaît pas de seuil : elle s’applique au micro-entrepreneur comme à la grande enseigne. L’adhésion se fait auprès d’un médiateur référencé, pour une cotisation annuelle en général modeste à l’échelle d’une activité individuelle.

Vendre à des professionnels : conditions de règlement et pénalités

Entre professionnels, le cœur des CGV se déplace vers les conditions de règlement, encadrées par le code de commerce.

Élément	Règle applicable
Délai de paiement par défaut	30 jours après réception des biens ou exécution de la prestation
Délai maximal convenu	60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois
Pénalités de retard	Taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points ; taux plancher de 3 fois le taux d’intérêt légal
Indemnité forfaitaire de recouvrement	40 € par facture en retard

Trois points sont régulièrement mal compris :

1. Les pénalités sont dues de plein droit dès le lendemain de l’échéance, sans mise en demeure ni rappel préalable.
2. L’indemnité forfaitaire de 40 € s’applique par facture en retard, et non par client.
3. Ces mentions doivent figurer à la fois dans les CGV et sur les factures.

Les inscrire ne suffit évidemment pas à faire payer un client défaillant, mais elles fixent le cadre d’une relance et donnent une base chiffrée à toute démarche ultérieure. Elles s’articulent avec les méthodes de recouvrement décrites dans notre guide pour faire face aux impayés.

Les clauses qui changent selon le client

C’est ici que le jeu unique de CGV montre ses limites. Plusieurs clauses courantes n’ont pas la même valeur selon l’interlocuteur.

Clause	Client professionnel	Client particulier
Limitation du montant de la responsabilité	Valable, sauf faute lourde ou dolosive	Réputée non écrite
Désignation d’un tribunal compétent	Possible entre commerçants	Sans effet
Réserve de propriété jusqu’au paiement intégral	Valable et recommandée en vente de biens	Valable, à formuler clairement
Exclusion du droit de rétractation	Sans objet	Interdite hors cas légaux
Acompte non remboursable	Valable si équilibré	Risque de qualification abusive

Le principe qui explique ce tableau tient en une phrase : le droit de la consommation présume abusives les clauses qui créent un déséquilibre significatif au détriment du consommateur, et les prive d’effet sans que celui-ci ait à les contester.

Les clauses utiles que l’on oublie

Au-delà des obligations, quelques clauses règlent des situations concrètes que rencontre tout indépendant.

• Acompte et échéancier : un acompte à la commande, en particulier pour les prestations longues, sécurise la trésorerie et filtre les clients peu engagés.
• Périmètre et demandes complémentaires : préciser que toute demande hors périmètre donne lieu à un avenant chiffré évite la dérive silencieuse des prestations.
• Propriété intellectuelle : pour les métiers créatifs et le développement, indiquer que la cession des droits n’intervient qu’au paiement intégral. C’est un levier de recouvrement bien plus efficace qu’une pénalité.
• Délais et retards imputables au client : prévoir l’effet d’un retard de validation ou de fourniture d’éléments sur les délais annoncés.
• Force majeure : définir les événements suspensifs et leurs conséquences.
• Données personnelles : indiquer la finalité du traitement, la durée de conservation et les droits d’accès et de rectification, conformément au RGPD.

Faire accepter ses CGV, pas seulement les rédiger

Des CGV parfaites mais jamais transmises ne servent à rien : ce qui compte en cas de litige, c’est de démontrer que le client en a pris connaissance et les a acceptées avant la conclusion du contrat.

Quelques mécanismes simples y suffisent :

• Joindre les CGV au devis, avec une mention d’acceptation signée ou validée par retour de mail.
• Sur un site marchand, faire cocher une case d’acceptation distincte avant la commande, et archiver l’horodatage.
• Les publier sur une page dédiée du site, accessible depuis toutes les pages.
• Les rappeler au dos des factures pour les conditions de règlement.

Les mentionner uniquement sur la facture, en revanche, est une erreur classique : le contrat est déjà conclu quand elle arrive, et l’opposabilité des clauses devient discutable.

Ce que l’on risque à les négliger

Trois risques, d’intensité croissante :

• L’amende administrative : le refus de communiquer ses CGV à un acheteur professionnel qui en fait la demande peut être sanctionné jusqu’à 15 000 € pour une personne physique. Les manquements aux obligations d’information précontractuelle du consommateur exposent également à des amendes administratives.
• La perte du litige : sans texte accepté, le prestataire supporte la charge de prouver le périmètre convenu, les délais annoncés et les conditions de paiement.
• L’effet de réputation : une médiation mal gérée, faute de dispositif désigné, se termine souvent en avis public défavorable.

Le geste à poser aujourd’hui : identifier votre clientèle dominante, rédiger le jeu de CGV correspondant en partant du socle commun, y ajouter les mentions propres aux particuliers ou aux professionnels, puis les rattacher à votre modèle de devis pour qu’elles soient acceptées à chaque commande. Si vous vendez aux deux publics, prévoyez les deux versions dès le départ, c’est le jour du litige que l’on découvre laquelle manquait.